Dans le cadre de la période des candidatures du concours Les Vivats 2019, les prix pour les événements responsables présentés par Loto-Québec et Recyc-Québec, vous pourrez assister à 4 webconférences gratuites. Ces webconférences ont pour mission d’outiller le milieu de l’événementiel et d’inspirer l’adoption de pratiques écoresponsables. La gestion du changement dans une démarche de développement durable était le thème de la troisième webconférence.

L’intégration du développement durable dans l’organisation d’un événement peut amener d’énormes changements ce qui amène plusieurs défis. Cela demande une vision clair des objectifs à atteindre, des ressources financières, des ressources humaines et l’implication des différentes parties prenantes (fournisseurs, commanditaires, employés, contractuels, direction). La résistance peut nuire au progrès et c’est pourquoi il est important de savoir comment gérer le changement. Dans cette webconférence, Marie-Claude Dufour transmet son expérience par rapport à la gestion du changement dans le cadre de l’organisation d’événements.

Vous pouvez visionner la webconférence ci-bas.

Marie-Claude complète cette webconférence en répondant à plusieurs questions!

Q: Qu’est-ce qu’un «greenstorming»?

Marie-Claude: Toutes les techniques d’idéation créative peuvent s’appliquer à un remue-méninges «vert ». L’objet ou le thème doit simplement porter sur une problématique environnementale. Cela peut être la résolution d’un problème urbain (ex. : réduction des déchets), la création d’un objet ou d’un concept sur le thème du développement durable, l’élaboration d’un nouveau projet de quartier, l’organisation d’un événement écoresponsable, la gestion écoénergétique d’un bâtiment, la mise en place d’un programme de développement durable dans une entreprise, etc. Il n’y a pas de limite à son utilisation. Là où il y a désir d’innovations « vertes », il y a place au greenstorming. À la fois pédagogique, ludique et créatrice, cette tempête d’idées, lorsque bien menée, peut-être d’une grande utilité. Soyez imaginatifs!

Q: Concrètement, comment est-il possible de convaincre nos dirigeants et nos collègues de modifier certains aspects de l’événement pour des actions plus écoresponsables?

Marie-Claude: Comme dans la plupart des situations de changement, autant personnel que professionnel, dans une situation de changement, on passe par différentes étapes. On vit des étapes comme l’inaction (le refus), la négociation, le deuil, l’expérimentation, l’acceptation et la proactivité.

Il existe différentes méthodes de gestion du changement, mais l’important est de respecter ces étapes pour amener nos dirigeants et collègues à être proactif.

Dans mon travail, je passe toujours par différentes étapes pour chaque nouvelle action et/ou objectif que nous souhaitons intégrer. Par exemple, éliminer la bouteille d’eau :

1- Le transfert d’information pour éduquer et renseigner.

Faire des capsules écoresponsables sur, par exemple, l’utilisation de la bouteille à usage unique. Les gens souvent sont plus motivés à agir lorsqu’ils connaissent les raisons, le pourquoi du comment.

2- La consultation/ Greenstorming

Par la suite, je crée un micro-meeting avec les personnes concernées et nous discutons des risques, des craintes que l’action peut engendrer. Nous brainstormons sur les solutions que l’on pourrait mettre en place. L’important C’EST ÉCOUTER.

3- Laisser le temps faire son œuvre

Maintenant que nous avons donné l’importance de l’action à entreprendre, que nous avons écouté les craintes de chacun et que nous avons soulevé des solutions, on laisse le temps aux gens de se faire une tête sur l’idée, de faire leur deuil de la situation actuelle.

4- Suivi et expérimentation

Après avoir fait mijoter les idées, on revient à la charge et on statut sur une décision. Souvent, la meilleure technique est de proposer une expérimentation dans un secteur x avant de faire le grand saut. Cela sécurise les dirigeants. TRÈS IMPORTANT, les dirigeants ont besoin de savoir que les changements n’apporteront pas de frais supplémentaires considérables.

5- La proactivité

Souvent les collègues et les dirigeants, après avoir passé par toutes ces étapes, deviennent eux-mêmes proactifs.

Q: De quelles façons pouvons-nous influencer les parties prenantes qui sont presque le cœur de nos événements comme les commanditaires, partenaires, fournisseurs, etc. ?

Marie-Claude: Le plus important, c’est d’établir un dialogue CLAIR concernant nos engagements et nos objectifs.

Il faut bien sûr identifier et bien définir nos parties pour avoir des dialogues adaptés pour chaque groupe (Commanditaire, partenaires, fournisseurs, traiteur externe, employés contractuels, etc.)

Définir de quelle façon elles seront informées. Via le contrat de service, dans le plan de visibilité, dans un courriel, lors d’une réunion, d’un appel, une tournée de sensibilisation directement sur le site, dans un sondage de satisfaction? On peut même mettre des résultats éco dans les rapports de visibilité aux commanditaires.

Par la suite, il faut trouver et définir le meilleur moment pour communiquer avec chacune d’elle.

Il est important aussi de travailler avec l’équipe des ventes et les chargés de projet responsable des commanditaires et fournisseurs pour effectuer un balisage des opportunités d’affaires des fournisseurs et commanditaires qui ont déjà un engagement. On peut demander à nos fournisseurs de remplir un sondage d’évaluation de leur niveau d’engagement en tant que développement durable.

SURTOUT SURTOUT soyez les premiers à montrer l’exemple !!!