Ce webinaire avait pour objectif d’identifier les différents défis découlant des événements en mode hybride et aider les participants à développer des outils afin d’améliorer l’organisation de leurs événements. Divers conférenciers invités ont pu faire état de leurs expériences en virtuel et de l’importance d’être innovant lors d’événements en présentiel. De plus, une conférence sur les événements écoresponsables en mode hybride a été présentée aux participants. Une partie de l’événement aura également servi à faire découvrir les différentes infrastructures d’accueil de Sherbrooke et les partenaires touristiques locaux. Les participants ont pu recevoir les dernières informations concernant les mesures sanitaires en vigueur et le plan de déconfinement en tourisme d’affaires.

Description des actions écoresponsables   

Pour cet événement, Destination Sherbrooke, en partenariat avec le Conseil québécois des événements écoresponsables, a reçu un pointage de 4 pour la norme BNQ 9700-253 – Gestion responsable d’événements. De ce fait, Destination Sherbrooke a porté une attention particulière aux fournisseurs utilisés pour l’événement. Il s’agissait de fournisseurs locaux situés sur le territoire de Sherbrooke en grande majorité. L’événement s’est tenu dans le studio Le Pont Numérique, situé au Delta Sherbrooke, studio entièrement géré par Audiovisuel Collins de Sherbrooke. L’Hôtel Delta Sherbrooke est, quant à lui, classé 4 clés vertes selon la classification de l’Association des hôtels du Canada. 

À la fin de cet événement hybride, les restes de la collation offerte aux participants a été remise aux techniciens d’Audiovisuel Collins pour ne pas avoir de déchets. Toute la nourriture était servie dans des assiettes lavables avec ustensiles réutilisables. Les serviettes de table étaient également lavables. Pour ce qui est de l’eau, des gourdes réutilisables ont été distribuées à tous les participants présents sur place. La pesée de tous les déchets a été effectuée afin de bien évaluer les kilogrammes de GES à compenser.

Au niveau du transport des participants, Destination Sherbrooke a adressé un courriel à tous afin de faire la promotion du transport en commun, de l’utilisation de vélos, de voitures électriques ou la marche pour les plus courageux. 

Afin d’être le plus précis pour la compensation des GES pour notre événement, ils ont évalué le plus fidèlement possible les kilogrammes de CO2 émis par tous nos gestes. Que ce soit pour l’envoi de courriels, des visioconférences, du kilométrage parcouru par les participants ou la livraison des cadeaux aux participants. Pour s’assurer de compenser entièrement les émissions de GES, ils ont multiplié par quatre les kilogrammes de CO2 générés par l’événement afin de les compenser adéquatement.

Pour ce qui est du volet social, il a été souhaité que les événements soient bénéfiques pour les participants ainsi que pour la population locale sherbrookoise. Ils ont donc fait la promotion de plusieurs fournisseurs locaux et partenaires touristiques qui ont pu bénéficier d’une publicité dans le cadre de notre événement. Les participants de partout au Québec ont découvert Sherbrooke et ses infrastructures touristiques. La population locale pourra profiter des diverses retombées économiques que les événements futurs organisés à Sherbrooke apporteront. Chaque futur visiteur générera des dépenses touristiques qui amélioreront l’économie sherbrookoise.

Pendant l’événement, les bénévoles ont reçu une attention particulière. Pour remercier ces gens qui ont à cœur la promotion de Sherbrooke, ils ont reçu des certificats cadeaux de l’événement Sherbrooke met la table. Sherbrooke met la table est un événement qui met en lumière plusieurs restaurants de Sherbrooke, qui font la promotion d’ingrédients locaux et de boissons locales. De plus, pendant la pause bien-être de dix minutes, ils leur ont offert une collation santé composée de produits provenant de la région et de café équitable.

Pour tous les participants, un tirage leur permettant de gagner différents prix de présence a été effectué à la fin de l’événement. 

De plus, pour diminuer l’empreinte de l’événement virtuel, pendant la préparation de l’événement, toutes les visioconférences ont été effectuées à caméras fermées. L’enregistrement de l’événement sera retiré du réseau lorsqu’il ne sera plus pertinent et la page web événementielle a été quant à elle supprimée de leur site web dès la fin de l’événement.